賃貸管理会社を選ぶ際、

「管理会社は物件をどのくらい見に来るのでしょうか」

という点を気にされるオーナー様もいらっしゃると思います。

毎週見に来る会社。

月に一度確認する会社。

清掃時の写真だけ確認する会社。

入居者様から連絡があった時だけ現地へ行く会社。

管理会社によって運用方法は様々です。

当社では、

「何回現地へ行くか」だけで管理品質を判断するのは難しい

と考えています。

毎月現地へ行っていても、ただ建物の前を通るだけでは意味がありません。

反対に、日常清掃や設備点検などを通じて継続的に状態を把握し、必要な時に管理会社が現地確認する仕組みができていれば、合理的に管理することもできます。

重要なのは、

現地へ行く回数ではなく、現地の状態をどこまで把握し、経営判断やトラブル対応に活かせているか

です。

今回は、賃貸管理会社は物件をどこまで現地確認するべきなのか、当社の考え方を整理してみたいと思います。

1．管理会社が物件を知らずに管理するのは難しい

賃貸管理では、

家賃管理。

契約更新。

入居者対応。

修繕手配。

募集。

原状回復。

など、事務所の中で行う仕事も多くあります。

しかし、管理対象はあくまで実際に存在する建物です。

例えば入居者様から、

「駐車場に車を停められない」

と連絡が入った時。

現地の区画配置を知らなければ、状況を正確に想像できません。

「水が出にくい」

という連絡が入った時。

給水方式やポンプの位置、水道系統を把握していなければ、業者へ正確な情報を伝えることも難しくなります。

「共用部分が暗い」

と言われた時。

照明の位置や数を知らなければ、適切な対策を考えにくくなります。

つまり、

現地を知らないということは、管理判断の前提となる情報が不足している

ということです。

管理会社が一度もきちんと物件を見ず、図面や過去資料だけで管理することには限界があります。

2．管理開始時の現況確認は特に重要

当社では、管理を開始する時の現況確認を重要視しています。

管理会社変更の場合、

「前の管理会社が知っているから大丈夫」

とは限りません。

例えば、

駐車場の区画。

駐輪場。

ゴミ置場。

電気メーター。

水道メーター。

受水槽。

給水ポンプ。

共用照明。

消防設備。

集合ポスト。

掲示板。

空室。

共用部の傷み。

などを確認していきます。

図面と現況が違っていることもあります。

例えば駐車場では、

図面上の区画と実際の使用状況が一致していない。

ラインが薄くなっている。

契約区画以外へ駐車されている。

といったことがあります。

水道についても、

どのメーターがどこへつながっているのか分かりづらい物件があります。

こうしたことを管理開始後に初めて調べるより、

最初に現況を整理しておく方が、その後の対応は格段にしやすくなります。

3．現地確認の目的は「異常を探すこと」

現地確認というと、

「建物があることを確認する」

という話ではありません。

見るべきなのは、

前回と何が変わっているか

です。

例えば、

以前はなかった天井の染み。

新しい外壁のひび割れ。

水が溜まっている場所。

切れた共用灯。

放置された自転車。

粗大ゴミ。

新しく置かれた私物。

傾いたフェンス。

駐車区画を越えて停められている車。

雑草の増加。

蜘蛛の巣。

こうした小さな変化です。

賃貸経営で成功するオーナー様は、

「マメな方が多い」
「小さな異変によく気付く」

と言われることがあります。

管理会社も同じだと思います。

大きなトラブルになる前の小さな変化に気付けるか。

これが現地確認の大きな意味だと考えています。

4．清掃は重要な現地確認の機会

当社では、共用部清掃も単純な美観維持だけではないと考えています。

清掃作業者が定期的に現地へ行けば、

共用灯が切れている。

水漏れの跡がある。

ゴミが増えている。

放置物がある。

雑草が急に伸びている。

などの変化に気付くことがあります。

つまり、

清掃は建物の異変を発見する機会

でもあります。

ただし、清掃業者へ依頼しているだけでは十分ではありません。

異常を見つけた時に、

清掃業者から管理会社へ報告される。

管理会社が内容を確認する。

必要なら現地を見る。

修繕や入居者対応へつなげる。

という流れが必要です。

清掃する人と、管理判断する人が別であっても問題ありません。

重要なのは、

現地で得た情報が、管理会社まできちんと上がってくる仕組み

があることです。

5．写真報告だけで十分とは限らない

現在はスマートフォンがありますので、現地へ行った業者から簡単に写真や動画を送ってもらえます。

これは非常に便利です。

当社でも、写真や動画を使ってオーナー様へ状況をご説明することがあります。

遠方にお住まいのオーナー様にとっても、

「どのような状態なのか」

を確認できるため有効です。

しかし、

写真だけでは分からないこともあります。

臭い。

異音。

振動。

床の傾き。

現場全体の位置関係。

周囲の使用状況。

こうしたものは、現地に行かなければ分かりづらいことがあります。

また、写真は撮影した人が「ここが問題だ」と考えた場所しか写っていないこともあります。

管理会社が現地を見れば、

「この部分より、その隣の方が問題ではないか」

と気付くこともあります。

写真や動画は非常に有効ですが、

現地確認を完全に代替するものではない

と考えています。

6．トラブル時には現地を見るべきケースがある

全ての入居者対応で、管理会社が現地へ行く必要はありません。

例えば、

設備メーカーの故障診断。

エアコン修理。

給湯器交換。

などは、専門業者が直接訪問した方が効率的です。

一方で、

原因が分からない漏水。

複数の入居者様が関係するトラブル。

駐車場問題。

共用部の破損。

建物全体へ影響する設備トラブル。

などは、管理会社自身が現地を見た方が良い場合があります。

例えば漏水一つでも、

上階からなのか。

外壁からなのか。

給排水管なのか。

結露なのか。

どこまで被害が広がっているのか。

によって対応は変わります。

業者へ任せる前に、

管理会社として状況を把握した方が、その後の判断がしやすいケース

があります。

7．「業者が見ているから大丈夫」とは限らない

設備故障が発生すると、

エレベーター会社。

水道業者。

電気工事会社。

消防設備会社。

など、専門業者が現地を確認します。

当然、専門分野については業者の知識が必要です。

しかし、専門業者は基本的に、

自分が依頼された範囲を見る

ことになります。

例えば水道業者であれば水道設備。

エレベーター会社であればエレベーター。

電気業者であれば電気設備。

です。

一方、管理会社は、

入居者への影響。

建物全体への影響。

修繕費。

今後の再発リスク。

オーナー様への報告。

まで考える必要があります。

ですから、

「業者が現場を見ているから管理会社は現地を知らなくても良い」

ということではありません。

管理会社と専門業者では、

現場を見る目的が違う

ということです。

8．空室募集でも現地確認は重要

空室対策でも、現地確認は重要です。

募集資料だけを見て、

「この賃料なら決まるはずです」

と判断することには限界があります。

実際に現地へ行くと、

写真では分からなかった臭い。

共用部の暗さ。

駐車しづらさ。

道路から建物への入り方。

近隣環境。

騒音。

階段の上り下り。

といったことが分かります。

例えば、

「室内は悪くないのに決まらない」

という物件でも、

現地へ行くと、

駐車場へ非常に入りづらい。

共用部の印象が悪い。

募集看板が見えない。

ということがあります。

空室の原因が、室内ではなく共用部や敷地にあるケースもあります。

そのため、

空室が長期化した時ほど、一度現地へ行って原因を考える

ことが重要だと思います。

9．駐車場は図面だけでは分からない

特に郊外物件では、駐車場の重要性が高くなります。

図面上では、

「駐車場10台」

と書かれていても、

実際には、

区画が狭い。

大きな車では停めづらい。

ラインが消えている。

前面道路が狭く切り返しが必要。

入居者以外の車が停まっている。

といったことがあります。

また、

「どの部屋がどの区画を使用しているか」

が整理されていない物件もあります。

こうした状況は、現地を見なければ分かりません。

駐車場トラブルが発生した際も、管理会社が配置を把握していれば、話が早くなります。

現況を知っていることが、対応速度そのものにつながります。

10．水道や設備系統も一度整理しておく

築年数の古い建物では、

「このメーターはどこの水道なのか」

「このバルブを閉めるとどこが止まるのか」

が分かりづらい場合があります。

管理会社変更を繰り返している物件などでは、過去の資料が十分残っていないケースもあります。

しかし、漏水などが発生した時には、

「どこを止めれば良いのか」

を急いで判断する必要があります。

そのため当社では、

平常時に設備系統をできる限り整理しておくこと

も重要だと考えています。

トラブルが起きてから初めて調べるのではなく、

何も起きていない時に分かる範囲を確認しておく。

現地確認には、こうした意味もあります。

11．共用部を見ると入居者の使い方も分かる

現地を見ると、建物だけでなく、

入居者様が共用部分をどのように使っているか

も分かります。

例えば、

廊下に私物が増えている。

駐輪場以外に自転車が置かれている。

ゴミ出しルールが守られていない。

駐車区画を越えて停めている。

掲示板が読まれていない。

こうしたことは、放置すると徐々にルールが崩れていきます。

一人が廊下に物を置けば、

「置いても良いんだ」

と別の人も置くようになることがあります。

共用部管理では、

小さな乱れの段階で対応すること

も重要です。

この点でも現地確認には意味があります。

12．現地確認の頻度は物件ごとに変えて良い

では、管理会社は毎月必ず現地確認すべきなのでしょうか。

当社では、

全物件を同じ頻度で見る必要はない

と考えています。

例えば、

築年数が古い。

設備トラブルが増えている。

入居者からの相談が多い。

ゴミ問題が起きやすい。

蜘蛛や雑草が多い。

空室が長期化している。

という物件であれば、確認頻度を増やした方が良いかもしれません。

一方、

状態が安定している。

清掃報告も良好。

設備点検でも問題がない。

入居者トラブルもない。

という物件であれば、同じ頻度で管理会社が直接訪問する必要性は低い場合もあります。

重要なのは、

「月○回だから良い管理」ではなく、その物件に必要な確認頻度になっているか

です。

13．現地へ行くこと自体を目的にしない

ここは非常に重要です。

管理会社が、

「毎月巡回しています」

と説明すると、安心感があります。

しかし、

毎月物件へ行く。

写真を撮る。

報告書を作る。

だけでは、必ずしも十分ではありません。

例えば、毎月同じ場所から写真を撮っていても、

漏水跡が増えていることに気付かない。

放置自転車が半年以上動いていない。

共用灯が切れている。

という状態であれば、巡回の意味は薄くなります。

現地確認で重要なのは、

行ったかどうかではなく、何に気付き、何をしたか

です。

確認。

報告。

対策。

必要であれば修繕。

ここまでつながることが重要だと思います。

14．報告だけでなく「対策案」まで必要

現地確認で問題を見つけた時に、

「○○が壊れていました」

と報告するだけでは不十分なことがあります。

例えば、

「駐輪場に放置自転車が5台あります」

で終わるのではなく、

「所有者確認の掲示を行い、一定期間後に処分手続きを検討します」

までお伝えする。

あるいは、

「共用灯が暗くなっています」

だけではなく、

「器具自体も古いため、球交換で対応するか、LED器具へ変更するか確認します」

というところまで整理する。

当社では、

報告＋対策案＋管理会社としての見解

をセットにすることが重要だと考えています。

現地確認は、単なる状況報告のためではありません。

オーナー様が次の判断をしやすくするため

に行うものです。

15．遠方オーナーほど現地確認の質が重要

遠方に物件を所有しているオーナー様は、自分で簡単に現地確認することができません。

この場合、管理会社はオーナー様の代わりに、

現地の目

になる必要があります。

ただし、

「異常ありません」

という一言だけでは十分ではありません。

必要に応じて、

写真。

動画。

状況説明。

見積り。

対策案。

を揃える。

そうすることで、遠方にいても判断しやすくなります。

当社でも、現地の状況について写真や動画を使い、修繕費についても金額が妥当かを確認した上でオーナー様へお伝えすることを心掛けています。

その結果、

「この内容なら進めてください」

と判断していただきやすくなります。

遠方管理では、

管理会社がどれだけ現地を正確に把握しているか

が特に重要になります。

16．現地確認し過ぎれば良いわけでもない

一方で、

「毎日見に行けば良い」

という話でもありません。

管理会社の人件費や移動時間もコストです。

必要性の低い巡回を増やせば、そのコストは最終的には管理料などへ反映されます。

また、全てを管理会社自身が行う必要もありません。

清掃会社。

設備点検会社。

修繕業者。

入居者様。

から得られる情報もあります。

重要なのは、

必要な情報を効率よく集め、管理会社が判断できる状態をつくること

です。

つまり、

「何でも自分で見に行く」

ことでも、

「全部業者任せにする」

ことでもありません。

物件の状況に応じて使い分けることが必要です。

17．鍵を預かることと現地確認は別の話

現地確認について、

「管理会社が部屋の鍵を全部持っていた方が便利なのでは」

と思われることもあります。

しかし当社では、入居中の専有部分については、原則として鍵をお預かりしていません。

共用部分や設備については現地確認が必要ですが、

入居者様の室内はプライバシー空間です。

設備修理などで室内確認が必要な場合には、入居者様と調整した上で訪問すれば対応できます。

現地確認のために、

管理会社が何でも自由に入れる状態にしておく必要はない

と考えています。

適切な距離感を保ちながら、必要な場所を必要な時に確認する。

これも管理の一部だと思います。

18．現地を知っていると、修繕見積りの判断も変わる

管理会社が現地を把握していると、業者から見積りが出た時にも判断しやすくなります。

例えば、

「廊下全体を補修する必要があります」

と言われた時、

実際の建物を知っていれば、

「本当に全面施工が必要なのか」

という疑問を持てます。

逆に、

写真だけでは小さな修繕に見えても、

現地を知っていれば、

「ここは雨が当たりやすいから、表面だけではなく原因から直した方が良い」

という判断もできます。

つまり、

現地を知ることは、工事費の適正化にもつながります。

見積書だけを見ている管理会社と、

実際の建物を知っている管理会社では、

同じ見積書を見ても判断できる内容が違ってくると思います。

19．オーナー様も「何回行くか」より「何を見ているか」を確認する

管理会社を選ぶ際、

「巡回は月何回ですか」

と確認することも一つの方法です。

しかし、できればもう一歩踏み込んで、

「巡回時に何を確認しますか」

「異常があった時はどう報告しますか」

「清掃業者から異常報告は上がりますか」

「設備トラブル時には管理会社も現地確認しますか」

「写真だけでは判断できない時はどうしますか」

といった点を確認してみても良いと思います。

回数だけなら簡単に説明できます。

しかし、

現地で得た情報をどのように管理へ活かしているか

という部分に、その会社の考え方が表れます。

現地確認の目的は「物件の変化に気付くこと」

管理会社は、全ての物件へ毎日行く必要はありません。

また、全てのトラブルに管理会社自身が立ち会う必要もありません。

しかし、

管理物件が今どのような状態なのかを把握していない

という状態では、適切な管理は難しいと思います。

管理開始時には現況を確認する。

清掃や設備点検から情報を集める。

トラブルがあれば必要に応じて現地を見る。

空室が長引けば現地から原因を考える。

そして、前回との小さな違いに気付く。

現地確認で大切なのは、

「何回行ったか」ではなく、「何に気付き、どう対応したか」

です。

当社では、現地確認を単なる巡回業務とは考えていません。

駐車場。

水道。

共用設備。

空室。

清掃状態。

建物の劣化。

入居者様による共用部の使い方。

こうした情報を実際の現場から集め、

募集、修繕、入居者対応、そしてオーナー様の経営判断へつなげるための業務

だと考えています。

賃貸経営では、大きな問題が突然発生したように見えても、その前に小さな兆候が出ていることがあります。

その兆候に気付けるかどうか。

そして、気付いた後に適切な対応へつなげられるかどうか。

管理会社の現地確認で本当に見るべきなのは、そこだと考えています。