賃貸管理では、

「管理会社が入居中の部屋の鍵を預かっているのは当然」

と思われていることがあります。

実際、以前からの管理方法をそのまま引き継ぎ、

入居者様のスペアキー。

合鍵。

場合によってはマスターキー。

などを管理会社が保管している物件もあります。

そのため管理会社を変更する際にも、

「前の管理会社が持っている入居中住戸の鍵も、そのまま引き継いでください」

という話になることがあります。

しかし当社では、入居中のお部屋の鍵は原則としてお預かりしていません。

理由は、

「緊急時にすぐ入れる」

「入居者様が鍵を紛失した時に貸し出せる」

という利便性以上に、

鍵紛失。

盗難。

不正利用。

不正利用を疑われるリスク。

持出し管理。

鍵交換後の情報更新。

管理会社変更時の引継ぎ。

など、鍵を預かることで新たに発生するリスクや管理責任も大きい

と考えているためです。

もちろん、鍵を預かる管理方法そのものが間違っているという話ではありません。

適切な管理体制を構築し、緊急時等に活用している管理会社もあります。

しかし、

「管理会社だから鍵を預かって当然」ではなく、本当にその鍵を管理会社が持つ必要があるのか

は一度考えてみても良いと思います。

今回は、賃貸物件における管理会社の鍵管理と、スペアキーを預かることによって生じるリスクについて考えてみたいと思います。

1．管理会社が入居者の鍵を預かるのは当然なのか

賃貸物件では、

「何かあった時のために管理会社がスペアキーを持っている」

という運用は珍しくありません。

鍵をなくした時に貸し出せる。

緊急時に利用できる。

というメリットがあります。

そのため、

管理会社が入居中住戸の鍵を預かること自体には一定の合理性があります。

一方で、全ての管理会社が同じ考え方をしているわけではありません。

当社のように、

空室の鍵。

共用部の鍵。

設備室など管理上必要な鍵。

は管理するものの、

入居者様が生活している専有部分のスペアキーは原則預からない

という運用もできます。

重要なのは、

預かるか。

預からないか。

という結論だけではありません。

なぜ、その鍵を管理会社が持つ必要があるのか。

そこを考えることだと思います。

2．鍵を預かれば「管理する責任」も発生する

鍵を一本受け取ること自体は簡単です。

しかし、問題はその後です。

数年間、場合によっては10年以上にわたり、

どこに保管するのか。

誰が取り出せるのか。

誰が持ち出したのか。

いつ返却されたのか。

現在もその鍵が使用できるのか。

まで管理し続ける必要があります。

数戸であれば、それほど大きな負担ではないかもしれません。

しかし管理戸数が増えれば、

100本。

500本。

1,000本。

という単位で鍵を管理することになります。

つまり、

「念のため一本預かる」という話ではなく、大量の重要物を長期間管理し続ける業務

になります。

3．最も分かりやすいリスクは鍵紛失

管理会社の鍵管理で最も分かりやすいリスクは、

鍵紛失

です。

書類を一枚なくすのとは意味が違います。

玄関の鍵は、その部屋へ入れる可能性があるものです。

管理会社が鍵を預からなければ、管理会社がその鍵を紛失することはありません。

しかし預かれば、

事務所での保管。

現場への持出し。

業者への貸出し。

担当者間の受渡し。

返却。

など、鍵が移動する機会が発生します。

機会が増えれば、当然リスクも増えます。

4．一度見失った鍵は「見つかったから終わり」とは限らない

例えば、ある部屋のスペアキーが見当たらなくなったとします。

翌日に事務所内で見つかった。

一見すると、

「見つかったから問題ない」

と思うかもしれません。

しかし入居者様から見れば、

その間どこにあったのか。

誰かが持ち出していないか。

複製されていないか。

という不安が残ることがあります。

状況によっては、防犯上、

シリンダー交換まで検討する必要が出てくる可能性があります。

つまり鍵を預かるということは、

紛失しないように管理するだけではなく、

所在が分からなくなった場合に発生する防犯上の責任まで引き受けること

になります。

5．実際の不正利用だけでなく「疑われること」もリスク

鍵管理では、不正利用そのものだけを考えれば良いわけではありません。

例えば入居者様から、

「留守中に誰か入った気がする」

「物の位置が変わっている」

という相談があったとします。

実際には誰も入っていなかったとしても、

管理会社がスペアキーを保管していると分かれば、

「管理会社の誰かが入ったのではないか」

と疑われる可能性があります。

誰も入っていないことを後から証明することも簡単ではありません。

つまり、

鍵を持っていなければ最初から生じなかった疑念を、鍵を預かることによって抱える可能性がある

ということです。

当社が入居中住戸の鍵を原則預からない大きな理由の一つです。

6．管理会社や家主の無断入室そのものが大きなトラブルになる

管理会社や家主がスペアキーを持っていると、

「所有者だから」

「管理会社だから」

という感覚で室内へ入ることができるように感じるかもしれません。

しかし、入居中の住戸は入居者様が生活している住居です。

国土交通省の「賃貸住宅標準契約書」でも、管理上特に必要な場合の立入りについて、原則としてあらかじめ借主の承諾を得る形とされ、火災その他の緊急の必要がある場合が例外として整理されています。

実際、管理会社や家主が入居者様の承諾なく室内へ入ったことが、重大なトラブルに発展することもあります。

鍵を預かる会社には、

「開けられる」という物理的な状態と、「入って良い」という判断を厳格に分けられる高い倫理観

が必要です。

だからこそ当社では、

「きちんと教育すれば大丈夫」

ということだけではなく、

そもそも必要のない鍵を持たないことで、問題が起きる原因自体を減らす

という考え方を取っています。

7．鍵を持つ以上、管理会社には高い倫理観が求められる

当然ですが、賃貸管理会社には高い倫理観が求められます。

入居者情報。

家賃情報。

契約内容。

個人情報。

そして室内へアクセスできる鍵。

非常に重要なものを取り扱う仕事だからです。

ほとんどの管理会社、担当者は当然のこととして適切に業務を行っていると思います。

一方で、人が介在する以上、

紛失。

誤使用。

不適切な持出し。

無断立入り。

などの問題が絶対に起きないとまでは言えません。

そこで重要なのは、

「問題を起こさない人を採用する」という人的管理だけではなく、問題が起こる原因そのものをできるだけ作らないこと

だと思います。

必要のない鍵を持たない。

必要な個人情報だけを保管する。

権限の必要な人だけがアクセスできるようにする。

これもリスク管理です。

8．社員だけを管理すれば良いわけではない

鍵管理のリスクは、

社員が不正をするかどうか

だけではありません。

例えば、

事務所へ第三者が侵入する。

鍵の保管場所が盗難に遭う。

修繕業者への貸出し中に紛失する。

担当者が車内に置き忘れる。

退職した担当者から返却されていない。

という可能性もあります。

ですから、入居者様の鍵を預かるのであれば、

保管場所。

管理番号。

持出し記録。

返却確認。

取出し権限。

などを整える必要があります。

鍵を預かるということは、鍵管理の仕組みまで用意するということ

だと思います。

9．物件名と号室が分かる鍵は特に危険

仮に、

「○○マンション301号室」

と書かれた札が付いた鍵を外で紛失したとします。

拾った人には、

どこの建物の、

どの部屋を開けられる鍵なのか

まで分かってしまいます。

これは防犯上大きな問題です。

鍵を管理するのであれば、

管理番号で管理する。

鍵だけで物件を特定できないようにする。

持出し記録を残す。

施錠された場所で保管する。

といった対策が必要です。

そう考えると、

「念のため持っておく」程度の感覚で預かるものではない

ことが分かります。

10．SNSへ鍵の写真を掲載した事例もあった

以前、当社でも鍵に関して気になる事例がありました。

ある借主様がSNSへ写真を掲載しており、

物件名と号室が記載されたキーホルダーと、実際の鍵が同じ写真に写っていました。

ご存知の方も多いとは思いますが、写真に写った鍵の情報から複製することも可能ですので、当社から防犯上問題がある旨をお伝えしたところ、

「これは鍵を掲載したのではなく、お土産にもらったキーホルダーを掲載しただけです」

という説明がありました。

しかし、写真にはそのキーホルダーと一緒に鍵そのものも写っていました。

問題なのは、

それがお土産のキーホルダーだったかどうかではありません。

物件を特定できる情報と鍵が同じ写真に写り、第三者が閲覧できる状態になっていたこと

です。

SNSは誰が見ているか分かりません。

本人に悪意がなくても、防犯上不要な情報を公開してしまうことがあります。

この件について当社の顧問弁護士へ個別に相談したところ、

防犯上その鍵をそのまま使用することが難しくなるため、当該事情であれば鍵交換費用を借主様へ請求することは可能と考えられる

という見解でした。

もちろん、これは個別事案について当社が相談した際の見解であり、

「SNSへ鍵を載せたら必ず借主負担で鍵交換できる」

という一般論ではありません。

ただ、

鍵は写真一枚の扱いについても注意が必要なほど、防犯上重要なもの

だということは分かると思います。

11．管理会社自身も同じ感覚で鍵を扱う必要がある

入居者様には、

「鍵をSNSへ掲載しないでください」

「紛失しないでください」

とお願いする。

一方で管理会社が、

大量のスペアキーを何となく保管している。

誰が持ち出したか分からない。

物件名と号室を書いた札を付けて持ち歩いている。

という状態では整合しません。

入居者様へ防犯意識を求めるのであれば、

管理会社側には、それ以上の鍵管理意識が必要

だと思います。

そして当社では、その一つの答えとして、

必要のない入居中住戸の鍵は最初から預からない

という方法を取っています。

12．管理会社変更時には大量の鍵が出てくることもある

管理会社変更の際には、

契約書。

図面。

入居者情報。

修繕履歴。

保証会社情報。

などを引き継ぎます。

その中に、入居中住戸のスペアキーが大量に含まれていることがあります。

しかし確認してみると、

どの部屋の鍵なのか分からない。

いつの鍵か分からない。

鍵交換後の古い鍵だった。

現在も使用できるか分からない。

ということも考えられます。

管理会社が鍵を持っているから安心なのではありません。

「その鍵が現在の正しい鍵であることまで管理できているか」

が重要です。

13．鍵交換後の古いスペアキーを持ち続けても意味がない

例えば入居者様が鍵交換を行ったとします。

当然、以前の鍵では新しいシリンダーを開けることはできません。

しかし管理会社側の情報が更新されていなければ、

古いスペアキーをそのまま保管し、

「当社では鍵を預かっています」

という状態になることがあります。

実際に緊急時になって初めて、

「この鍵では開かない」

と分かる。

これでは、スペアキーを保管している意味がありません。

つまり鍵を預かるのであれば、

鍵交換の度に情報を更新し、現在の鍵と一致していることまで管理する必要がある

ということです。

14．鍵を預かる最大のメリットは緊急時

もちろん、鍵を預かるメリットもあります。

その中で最も大きいのは、

緊急時に室内へ入れる可能性が高くなること

だと思います。

例えば、

入居者様が不在。

室内から大量に漏水。

下階にも被害が出ている。

という場合です。

スペアキーがあれば、早く室内へ入れる可能性があります。

これは明確なメリットです。

ただし、当社では、

その緊急時の利便性よりも、日常的に鍵を預かることで思わぬトラブルへ発展するリスクを減らすことを優先

しています。

そのため、入居中住戸の鍵は原則としてお預かりしていません。

15．緊急対応体制と「鍵を持つこと」は別

管理会社が鍵を持っていなければ、

緊急対応できない

というわけではありません。

例えば、

入居者様へ連絡する。

同居人や緊急連絡先へ確認する。

鍵業者を手配する。

必要に応じて警察・消防等と連携する。

といった方法があります。

状況によっては、破錠等の緊急措置が必要になるケースもあると思います。

つまり、

緊急対応体制を整えることと、全住戸の鍵を管理会社が常時保管することは別の話

です。

当社では、

緊急対応は必要。

しかし、そのために全ての入居中住戸の鍵を持つ必要まではない。

という考え方です。

16．入居者様の鍵紛失は提携業者で対応

もう一つ、

「管理会社がスペアキーを持っていれば、入居者様が鍵をなくした時に便利」

というメリットがあります。

確かにその通りです。

しかし当社の場合、

深夜。

休日。

当社事務所から遠方の管理物件。

などで鍵紛失が発生した場合、当社自身がその都度スペアキーを持って現地へ向かうことは現実的ではありません。

そのため当社では、

提携コールセンターを通じ、提携業者による開錠対応

を行う仕組みにしています。

この方法であれば、

「管理会社がスペアキーを持っているから、担当者が届けに行く」

という運用にする必要がありません。

つまり、

鍵紛失対応のために全入居者様の鍵を預かる必要もない

という考え方です。

17．鍵紛失は「部屋へ入れれば解決」ではない

入居者様が鍵を紛失した場合、

まずは、

「どうやって部屋へ入るか」

が問題になります。

しかし、本来はその後も考える必要があります。

なくした鍵が誰かに拾われていないか。

住所の分かるものと一緒に紛失していないか。

盗難ではないか。

という防犯上の問題です。

状況によっては、

開錠しただけではなく、

鍵交換・シリンダー交換まで検討した方が良い場合もあります。

管理会社がスペアキーを持っていて、

無事に室内へ入れた。

それだけで全て解決するとは限りません。

18．「マスターキー」と「スペアキー」は分けて考える

賃貸管理では、

「管理会社がマスターキーを持っている」

という言い方をすることがあります。

しかし、

一室だけを開けられる予備の鍵は一般にはスペアキー・合鍵です。

複数の住戸等を開けられる仕組みの鍵がマスターキーです。

マスターキーの場合、紛失した際の影響が一室だけでは済まない可能性があります。

そのため、

マスターキーはスペアキー以上に厳格な管理が必要

です。

「管理会社ならマスターキーを持っていて当然」

という考え方についても、そのリスクまで含めて考える必要があります。

19．安否確認のために鍵を預かるべきか

高齢者や身寄りのない方の入居が増える中で、

「安否確認のために管理会社が鍵を預かっておいた方が良い」

という考え方もあります。

確かに、安否確認が必要になることはあります。

しかし、鍵を持つことだけで安全管理が完成するわけではありません。

重要なのは、

緊急連絡先。

保証会社。

見守りサービス。

コールセンター。

警察・消防との連携。

など、

万一の際にどう動くかという体制

です。

当社では、高齢者や身寄りのない方を受け入れる場合でも、

「管理会社が鍵を持てば安心」

と単純に考えるより、

必要なリスクヘッジと緊急連絡体制を整えることの方が重要だと考えています。

20．空室の鍵は入居中住戸とは別

ここまでの話は、

入居中住戸の鍵

についてです。

空室の場合は事情が違います。

空室では、

仲介会社による内見。

募集写真の撮影。

リフォーム。

ハウスクリーニング。

設備確認。

などで頻繁に鍵を使用します。

そのため、管理会社が空室の鍵を管理する必要性は高いと思います。

ただし空室であっても、

誰が持ち出したのか。

工事業者へ貸したのか。

戻っているのか。

キーボックス番号を誰へ伝えたのか。

といった管理は必要です。

つまり、

全ての鍵を一律に「預かる・預からない」で考える必要はありません。

何の鍵なのか。

何のために必要なのか。

によって分けるべきです。

21．共用部や設備関係の鍵は必要に応じて管理する

当社でも、

エントランス。

屋上。

ポンプ室。

機械室。

倉庫。

その他管理上必要な場所。

の鍵まで預からないわけではありません。

管理業務上必要な鍵は管理する。

一方で、

入居中の専有部分については本当に必要なのかを考える。

当社では、

必要な鍵を、必要なだけ管理する

という考え方です。

22．オーナー様がスペアキーを持つ場合も同じ

管理会社ではなく、

「大家さん自身が合鍵を持っておけば良い」

という考え方もあります。

もちろん、オーナー様がご自身で保管する判断もあります。

しかし、

紛失。

盗難。

古い鍵の保管。

不正利用を疑われる可能性。

といったリスクの本質は同じです。

そのためオーナー様についても、

「所有者だから念のため持っておく」ではなく、本当にその鍵を保管する必要があるのか

を考えて良いと思います。

23．管理会社変更時は鍵管理を見直す良い機会

管理会社変更の際、

前管理会社から渡されたものを全てそのまま引き継ぐ。

という方法もあります。

しかし当社では、

鍵についても一度整理する価値があると思っています。

入居中住戸の鍵なのか。

空室の鍵なのか。

共用部の鍵なのか。

現在も必要なのか。

本当に使用できるのか。

を確認する。

その上で、

今後も管理会社が持つ必要がある鍵だけを管理する。

管理会社変更は、単に前の会社の運用を引き継ぐだけでなく、

従来の鍵管理方法を見直す機会でもあります。

24．「管理会社が鍵を持っている＝安心」とは限らない

オーナー様からすると、

「管理会社が全戸のスペアキーを持っている方が安心」

と思われるかもしれません。

確かに、緊急時には便利です。

しかし、

大量の鍵を保管している。

持出し記録がない。

誰でも取り出せる。

現在の鍵かどうか分からない。

管理会社変更を繰り返して所在が曖昧。

という状態であれば、安心とは言えません。

見るべきなのは、

鍵を持っているかではなく、必要性と管理方法

です。

25．逆に「鍵を預からない管理会社＝管理しない」でもない

当社のように、

「入居中住戸の鍵は原則預かりません」

という管理会社に対して、

「鍵も預からないのに管理できるのか」

と思われるかもしれません。

しかし、

鍵を持たないことと、

緊急対応をしないことは全く別です。

当社では設備不具合などについて、提携コールセンターで一次対応を行い、

その内容に応じて、

協力業者を手配する。

緊急性を判断する。

修繕見積りを取得する。

オーナー様へ必要な報告をする。

という流れで対応しています。

鍵紛失についても、コールセンターの提携業者による開錠対応が可能です。

つまり、

鍵そのものを保管することより、問題が起きた時に動ける仕組みを作ること

を重視しています。

26．倫理観だけに頼らず「問題の原因を断つ」

賃貸管理会社には高い倫理観が必要です。

これは間違いありません。

しかし当社では、

「担当者を信頼しているから大丈夫」

「社員教育をしているから大丈夫」

だけでリスク管理を終わらせるべきではないと思っています。

どれだけ教育しても、人が介在する以上、ミスが起きる可能性はゼロにはなりません。

また、悪意のある行為についても、

「絶対に起こらない」

ことを前提に制度を作るより、

そもそも起こしにくい仕組みにしておく

方が安全です。

入居者様のスペアキーを管理会社が持たなければ、

管理会社による鍵紛失は起きません。

管理会社の鍵を使った不正入室もできません。

「管理会社が入ったのではないか」

という疑念も大幅に減らせます。

当社では、

人の倫理観を信頼しながらも、倫理観だけに頼らない管理体制を作ること

が重要だと考えています。

管理会社の鍵管理は「預かるのが当然」で決めない

管理会社が入居者様の鍵を預かることにはメリットがあります。

緊急時に利用できる。

入居者様が鍵を紛失した時に対応できる。

という利便性です。

一方で、

鍵紛失。

盗難。

不正利用。

無断入室。

不正利用を疑われるリスク。

持出し管理。

鍵交換後の更新。

大量の鍵の長期保管。

管理会社変更時の引継ぎ。

という責任も発生します。

そして当社では、

緊急時の利便性よりも、鍵を持つことで思わぬトラブルが生じる原因を減らすこと

を重視しています。

そのため、

入居中のお部屋の鍵については原則としてお預かりしていません。

空室や共用部など、管理上必要な鍵は管理する。

しかし、入居者様が生活している専有部分については、

「昔から管理会社が持つものだから」

という理由だけでは預からない。

という考え方です。

鍵を持たなくても、

設備トラブルにはコールセンターと協力業者で対応する。

鍵紛失には提携する鍵業者で対応する。

緊急時には状況に応じた手段を取る。

という方法があります。

つまり、

「鍵を持つこと」ではなく「何かあった時に対応できること」が本来必要な管理機能

だと思います。

賃貸管理では、

サービスが多ければ多いほど良いとは限りません。

何かを行うことで、

新しい費用。

新しい責任。

新しいリスク。

が生じることもあります。

鍵管理も同じです。

管理会社には高い倫理観が必要です。

しかし、それと同時に、

問題が起きてから倫理観を問うより、問題が起きる原因そのものをできるだけ断っておく。

これも重要なリスク管理です。

当社では、

「管理会社なら鍵を預かって当然」ではなく、「本当に管理上必要な鍵なのか」を一つずつ考えること

が、入居者様の安心とオーナー様のリスク低減の両方につながると考えています。