賃貸管理というと、

家賃を集金する。

入居者様から連絡があれば対応する。

設備が壊れたら修理する。

退去が出たら原状回復をする。

空室になったら募集する。

という仕事をイメージされることがあります。

もちろん、これらも重要な管理業務です。

しかし当社では、

賃貸管理は「何か起きてから対応する仕事」だけではない

と考えています。

管理会社の仕事は大きく分けると、

問題が起きてから対応する「対症療法的な管理」と、問題が大きくなる前に先回りして対策する管理

の二つがあると思います。

どちらか一方が正しいわけではありません。

設備故障や漏水のように、発生してからでなければ対応できないこともあります。

一方で、

小さな異変に早く気付く。

収益が悪化する前に見直す。

トラブルになる前に契約や運用を整える。

といった先回りできる管理もあります。

重要なのは、

何でも事後対応にするのでもなく、何でも予防しようとするのでもなく、どちらが合理的なのかを判断すること

です。

また、起きてしまった問題についても、

その一件を処理して終わらず、

「なぜ起きたのか」
「次は防げないか」

と考えることで、次の先回りにつなげることができます。

ただし、

「何でも予防的に交換しましょう」

「古くなった設備は全て更新しましょう」

という意味ではありません。

費用を掛ければ掛けるほど良い管理になるわけでもありません。

重要なのは、

何を今やるべきか、何はまだやらなくて良いのかを判断すること

です。

今回は、賃貸管理における「対症療法的な対応」と「先回りする管理」について考えてみたいと思います。

1．賃貸管理には「対症療法」と「先回り」の両方がある

賃貸管理の仕事は、全てを事前に予防できるわけではありません。

例えば、

突然エアコンが故障した。

給水設備が止まった。

漏水が発生した。

エレベーターが停止した。

といった問題です。

こうしたものは、発生した後に迅速に対応するしかない場合があります。

これはいわば、

対症療法的な管理

です。

問題が起きる。

状況を確認する。

業者を手配する。

復旧させる。

これは非常に重要な管理業務です。

一方で、

設備の年数を把握しておく。

定期的に現地を見る。

清掃時の異変を報告してもらう。

募集条件を見直す。

契約内容を見直す。

家賃滞納が大きくなる前に対応する。

というように、

問題が大きくなる前に先回りできる管理

もあります。

当社では、

良い管理とはどちらか一方だけではなく、

対症療法で対応すべきことと、先回りできることを見極めること

だと考えています。

2．「壊れたら連絡してください」だけでは管理とは言いにくい

例えば入居者様から、

「エアコンが壊れました」

と連絡が来る。

管理会社が業者を手配する。

修理または交換する。

これも当然必要な仕事です。

しかし、

その設備は何年使っていたのか。

以前にも故障していなかったか。

修理と交換のどちらが合理的か。

同じ物件の他の部屋も同時期に設置されていないか。

まで考えると、対応は変わります。

単に、

「壊れたから直す」

だけではなく、

「今回の故障から、この物件について何が分かるのか」

を見ることが重要です。

対症療法で終わらせず、次の先回りにつなげるということです。

3．物件の巡回は「ただ見に行く仕事」ではない

賃貸管理の業務には、

物件の巡回

も含まれます。

しかし当社では、

「決められた回数だけ現地へ行けば良い」

とは考えていません。

重要なのは、

巡回した時に何を見るか

です。

例えば、

共用廊下。

階段。

エントランス。

ゴミ置場。

駐車場。

駐輪場。

郵便受け。

照明。

建物周囲。

などを確認します。

単に、

「異常なし」

で終わるのではなく、

以前と何か変わっていないか。

を見ることが重要です。

物件巡回は、

問題が起きてから現地へ行く対症療法ではなく、問題の兆候を拾うための先回りの管理

でもあります。

4．駐輪場には意外と多くの情報がある

例えば駐輪場です。

長期間動いていない自転車。

タイヤの空気が抜けている自転車。

埃をかぶっているバイク。

区画外に放置された自転車。

台数が急に増えている。

誰のものか分からない車両がある。

こうした状況から、

放置自転車。

退去後の残置物。

無断利用。

長期不在。

駐輪場ルールの乱れ。

などに気付くことがあります。

もちろん、一度見ただけで決めつけるべきではありません。

しかし、

「以前からずっと動いていない」

という情報を巡回の中で積み上げていけば、整理が必要な自転車の候補も見えてきます。

駐輪場を見ることは、単なる美観確認ではありません。

物件の利用状況を知るための情報収集

でもあります。

5．郵便受けの状態も重要なサインになる

郵便受けについても同じです。

チラシや郵便物が大量に溜まっている。

投函口からあふれている。

何週間も状態が変わらない。

このような状況があれば、

長期不在。

実際には住んでいない。

入院している。

何らかの事情で部屋へ戻れていない。

という可能性も考えられます。

もちろん、郵便物が溜まっているだけで異常と決めつけることはできません。

しかし、

普段と違う状態に気付くこと

には意味があります。

必要に応じて、

最近連絡が取れているか。

家賃は正常に支払われているか。

他に異変はないか。

を確認するきっかけになります。

管理会社の巡回では、

「壊れているものを探す」だけでなく、「普段と違うものを探す」

という意識が大切だと思います。

6．現地を見るのは「問題が起きた時」だけではない

管理会社の現地確認というと、

クレームが出た。

漏水した。

無断駐車があった。

という時に行くイメージがあるかもしれません。

しかし当社では、

何も起きていない時に現地を見ることにも意味がある

と考えています。

例えば、

共用灯が切れかけている。

雑草が増えている。

蜘蛛の巣が目立つ。

ゴミ置場が乱れてきた。

放置自転車が増えている。

郵便受けにチラシが溜まっている。

駐車場の使い方が変わっている。

外壁や天井に小さな異変がある。

こうしたことは、まだ大きなトラブルではありません。

しかし放置すれば、

クレーム。

修繕費増加。

内見時の印象悪化。

防犯面の不安。

につながることがあります。

管理とは、問題が発生した後に現場へ行くことだけではなく、問題になる前の変化に気付くこと

でもあります。

7．巡回回数より「何に気付いたか」が重要

物件巡回については、

月に何回行くのか。

という回数に目が行きがちです。

もちろん、一定の頻度で現地を見ることは重要です。

しかし、

毎月4回行っているのに何も見ていない。

毎回同じルートを歩いて終わる。

チェック表へ丸を付けるだけ。

では意味が薄くなります。

反対に、

駐輪場が以前と違う。

ゴミ置場の使われ方が変わった。

蜘蛛の巣が急に増えた。

郵便物が溜まっている部屋がある。

ということに気付ければ、次の対応につながります。

当社では、

「何回巡回したか」より「何に気付き、どう対応したか」

の方が重要だと考えています。

8．清掃は「きれいにする仕事」だけではない

共用部清掃も同じです。

もちろん目的の一つは、

廊下。

階段。

エントランス。

駐車場。

などをきれいに保つことです。

しかし清掃担当者が定期的に現地へ入ることで、

以前はなかった汚れ。

破損。

放置物。

水漏れ。

照明不良。

虫の発生。

などに気付くことがあります。

当社では清掃を、

建物の異変を見つける機会

としても考えています。

掃除をする。

異変に気付く。

報告する。

管理会社が確認する。

必要であれば対応する。

この流れがあれば、小さな問題の段階で対応できる可能性があります。

9．「先回りすること」と「何でも交換すること」は違う

先回りする管理というと、

予防修繕。

設備更新。

を積極的に行うことだと思われるかもしれません。

しかし当社では、

先回り＝交換

とは考えていません。

例えば古いエアコンでも、

正常に動いている。

使用頻度が低い。

故障時の影響も限定的。

であれば、すぐ交換する必要がないこともあります。

一方で、

重要設備。

故障すると生活への影響が大きい設備。

二次被害につながる設備。

修理部品の供給が難しくなっている設備。

については、早めに検討した方が良いことがあります。

つまり、

予防修繕か事後修理かは、設備ごとに判断する

べきだと思います。

10．「壊れる前に全部交換」はオーナー様の利益にならないこともある

管理会社にとっては、

「古いので交換しましょう」

と提案する方が簡単かもしれません。

交換すれば、その設備については当面故障しにくくなります。

しかし、

まだ使える設備を早期に交換すれば、その残存価値を捨てることになります。

賃貸経営では、

安心だけでなく費用対効果を見る必要があります。

今交換した方が良い。

まだ使った方が良い。

修理で延命した方が良い。

故障するまで使った方が良い。

その判断をすることが管理会社の仕事だと思います。

11．修繕見積りをそのまま転送するだけでは足りない

設備に問題が起きると、業者から見積りが届きます。

そこで、

「この見積りで工事して良いですか？」

とオーナー様へ送るだけなら、情報の取次ぎです。

管理会社としては、

本当に必要な工事なのか。

数量は合っているか。

他の方法はないか。

価格は妥当か。

今やる必要があるか。

どこまで直す必要があるか。

を見る必要があります。

場合によっては、

他社へ確認する。

別の修理方法を探す。

部分補修にする。

交換時期を延ばす。

という判断もあります。

対症療法として修理するだけでなく、その内容まで精査すること

が重要です。

12．空室も「空いてから募集する」だけでは遅いことがある

空室対策も同じです。

退去した。

募集する。

決まらない。

家賃を下げる。

という流れだけではありません。

まず、

募集賃料は適切か。

初期費用は適切か。

写真は十分か。

間取図は分かりやすいか。

仲介会社へ情報が届いているか。

競合物件と比べて弱い部分はどこか。

内見は入っているか。

問い合わせはあるか。

を確認します。

例えば、

問い合わせすらないのであれば、条件や掲載方法に問題がある可能性があります。

問い合わせはあるが内見されないのであれば、別の問題かもしれません。

内見は多いのに決まらないのであれば、室内や条件に原因がある可能性があります。

空室という結果が出てから値下げするのではなく、その前段階の数字を見る

ことが重要です。

13．満室でも「何もしなくて良い」とは限らない

反対に、

満室だから問題ない。

とも限りません。

満室でも、

家賃が市場より大幅に低い。

修繕費が高い。

清掃費が割高。

設備点検費が長年見直されていない。

駐車場が有効活用されていない。

水道料金の設定が合っていない。

ということがあります。

満室は良いことですが、

満室＝賃貸経営が最適化されている

とは限りません。

当社では、

現在入居しているかどうかだけでなく、

その物件がどれだけ収益を残せているか

を見ることが重要だと考えています。

14．管理会社は「異常」だけでなく「違和感」を見る

現場では、

明らかな故障。

明らかな滞納。

明らかなクレーム。

だけが問題ではありません。

例えば、

最近この場所だけ汚れる。

以前より蜘蛛の巣が増えた。

同じ場所に何度もゴミが置かれる。

特定の駐車区画だけ使い方がおかしい。

駐輪場に長期間動いていない車両がある。

同じ郵便受けだけ郵便物が増え続けている。

水道使用量が以前と違う。

同じ設備の故障が続いている。

こうした、

「何となく以前と違う」

という違和感が、問題の入口になることがあります。

数字やマニュアルだけでは拾えない部分です。

だからこそ、現場を見る意味があります。

15．家賃滞納も早い段階で気付く方が良い

家賃滞納も、

3か月溜まってから対応するのと、

最初の一回で確認するのとでは違います。

単純な振込忘れかもしれません。

口座残高不足かもしれません。

収入状況が変わったのかもしれません。

早い段階で確認できれば、

大きな滞納へ発展する前に対応できる可能性があります。

当社では口座振替や保証会社なども利用し、

人の記憶に頼らず、未収納を把握しやすい仕組み

を整えることが重要だと考えています。

16．保証会社も「滞納してから使うもの」ではない

家賃保証会社についても、

滞納が起きた後に助けてもらうもの

というだけではありません。

そもそも契約時に、

保証範囲。

収納方法。

原状回復。

明渡し費用。

などを確認しておけば、

何か起きた時のオーナー様のリスクを減らせます。

つまり、

トラブルが起きてから保証会社を考えるのではなく、契約時点でリスクヘッジしておく

ということです。

17．契約書もトラブルが起きてから直すだけでは遅い

賃貸借契約書や特約についても同じです。

駐車場トラブルが起きた。

ゴミ出し問題が起きた。

残置物の扱いで揉めた。

初めて、

「契約書へ書いておけば良かった」

となることがあります。

もちろん、全てのトラブルを事前に予想することはできません。

しかし一度問題が起きたのであれば、

次の契約では、

特約を見直す。

使用細則を変える。

案内方法を変える。

という改善ができます。

当社では、

一度起きた問題を次の契約へ反映させること

も管理業務だと考えています。

18．「昔からこうしている」は見直す

賃貸物件では、

昔から振込み。

昔からこの業者。

昔からこの契約書。

昔から連帯保証人。

昔から管理会社が鍵を預かる。

という運用が残っていることがあります。

問題が起きていないので、そのまま続いている。

という場合もあります。

しかし、

問題が起きていないことと、最適な運用であることは別です。

現在は、

口座振替。

保証会社。

管理ソフト。

電子契約。

コールセンター。

様々な仕組みがあります。

昔の方法を全て否定する必要はありません。

ただ、

今でもその方法が合理的なのか。

は定期的に確認した方が良いと思います。

19．入居者トラブルも「起きてから注意する」だけではない

騒音。

無断駐車。

ゴミ出し。

共用部への私物放置。

などの入居者トラブルについても、

問題が起きる度に注意文を出して終わり

ではありません。

同じトラブルが続くのであれば、

ルール自体が分かりにくいのか。

契約書に書いていないのか。

駐車場の使い方に問題があるのか。

ゴミ置場の配置に問題があるのか。

を考える必要があります。

注意する人を変えるより、仕組みを変えた方が解決する問題もあります。

20．全てを先回りできるわけではない

ここは非常に重要です。

先回りする管理を重視していても、

設備は故障します。

漏水も起きます。

入居者様同士のトラブルも起きます。

エレベーターが止まることもあります。

つまり、

先回りする管理をしていれば対症療法が不要になるわけではありません。

むしろ、

予防できることは予防する。

それでも起きたことには早く対応する。

その経験を次の予防へ生かす。

この循環が重要です。

当社では、

対症療法と先回りは対立するものではなく、両方を使い分けるもの

だと考えています。

21．良い管理とは「何も起こらない状態」ではない

何も故障しない。

クレームがない。

修繕がない。

という物件を見ると、

「管理が良いから問題がない」

と思うかもしれません。

もちろん、そういう場合もあります。

しかし、

単に誰も気付いていない。

誰も報告していない。

修繕を先送りしている。

入居者様が諦めて言わなくなった。

という可能性もあります。

そのため、

「問題が報告されていない」ことと「問題が存在しない」ことは別

だと思います。

管理会社は、連絡が来るのを待つだけではなく、

必要な部分について自ら確認する必要があります。

22．オーナー様への報告も「起きたこと」だけでは足りない

例えば、

「漏水がありました」

「無断駐車がありました」

「エアコンが壊れました」

という報告だけでは、オーナー様は不安になります。

当社では、

何が起きたのか。

現在どうなっているのか。

原因は何か。

どう対応するのか。

費用はいくらか。

管理会社としてどう考えるのか。

まで整理して報告することが重要だと考えています。

つまり、

報告＋対策案＋管理会社としての見解

です。

問題が起きたこと自体より、

「この管理会社に任せておけば次の対応まで考えてくれている」

と思っていただけることが重要だと思います。

23．何でもオーナー様へ確認する管理も考えもの

管理会社が先回りして考えるためには、

一定の裁量も必要です。

例えば、

小さな注意文を出す。

清掃担当へ確認する。

業者へ現地調査を依頼する。

軽微な問題を是正する。

ということまで全て、

「やって良いですか？」

とオーナー様へ確認していたら、対応が遅くなります。

管理会社で判断できることは判断する。

重要なことは相談する。

高額なことは承認を得る。

重大なことはすぐ報告する。

軽微なことは対応後に報告する。

この線引きも管理品質の一つ

だと思います。

24．システム化も「先回りする管理」の一部

賃貸管理で先回りするためには、

人が頑張るだけでは限界があります。

例えば、

家賃入金。

滞納確認。

契約更新。

保証会社。

修繕履歴。

などを人の記憶だけで管理していれば、どうしても抜けが出ます。

そこで、

管理ソフト。

口座振替。

保証会社。

コールセンター。

電子契約。

などを活用する。

当社では、

機械でできる定型業務は仕組みに任せ、人は判断が必要な仕事へ時間を使う

方が良いと考えています。

その方が、

問題が起きる前の小さな変化にも気付きやすくなります。

25．先回りにもコストが掛かる

ここまで読むと、

「それなら何でも先回りした方が良い」

と思われるかもしれません。

しかし先回りにも費用が掛かります。

例えば、

まだ使える設備を交換する。

必要以上に点検回数を増やす。

過剰な清掃を行う。

全てのリスクへ費用を掛けて備える。

ということをすれば、当然オーナー様の支出は増えます。

賃貸経営は、

リスクをゼロにする競技ではありません。

費用とリスクのバランスを取りながら、最終的な収益を残すこと

が重要です。

26．「何もしない」と「様子を見る」は違う

これは修繕でも非常に重要です。

今すぐ工事しない。

という判断が、

何も考えていない

とは限りません。

状況を確認した上で、

今は経過観察。

次回退去時に対応。

故障時に交換。

来年度の大規模修繕に合わせる。

という判断もあります。

つまり、

放置と計画的な様子見は違います。

良い管理会社は、

今やること。

後でやること。

やらなくて良いこと。

を分ける必要があります。

27．収益改善も「空室が出てから」では遅いことがある

賃貸管理の先回りというと、建物設備ばかりに目が行きます。

しかし、

収益についても先回りできます。

例えば更新や退去のタイミングで、

現在の家賃。

周辺相場。

募集状況。

競合物件。

を確認する。

駐車場について、

空き区画。

契約状況。

配置。

を見直す。

固定費について、

清掃。

消防設備点検。

貯水槽。

エレベーター。

その他保守契約。

を確認する。

こうした小さな見直しの積み重ねで、物件収益は変わります。

28．良い管理会社は「問題がない時」に何をしているか

管理会社を評価する時、

クレーム対応が早い。

修理が早い。

ということは分かりやすいと思います。

しかし当社では、それだけではなく、

何も問題が起きていない時に何をしているか

も重要だと思います。

物件を巡回しているか。

そして、その巡回で何を見ているか。

駐輪場の状況を確認しているか。

郵便受けの異変に気付いているか。

清掃状況を確認しているか。

募集条件を見直しているか。

修繕費を確認しているか。

契約内容を見直しているか。

固定費を確認しているか。

保証や収納方法を見直しているか。

つまり、

トラブルが起きるのを待っている管理会社なのか、それとも物件を継続的に観察し、見直している管理会社なのか

という違いです。

29．問題が起きた時は「次の先回りの材料」と考える

もちろん、どれだけ先回りしても問題は起きます。

しかし問題が起きた時には、

「面倒な案件が一つ増えた」

だけで終わらせない方が良いと思います。

例えば、

無断駐車があった。

なら、駐車場ルールを見直す。

漏水があった。

なら、他の同年代設備も確認する。

鍵のトラブルがあった。

なら、鍵管理方法を見直す。

保証人で問題があった。

なら、保証会社の運用を見直す。

契約書で揉めた。

なら、次の特約を見直す。

つまり、

今回の対症療法を、次回の予防策へ変えていく

ということです。

トラブルは、管理方法を改善する材料にもなります。

30．管理とは「処理」より「改善」に価値がある

入居者様から連絡が来る。

業者へ電話する。

見積りをオーナー様へ送る。

工事する。

請求する。

これだけなら、

「処理業務」

です。

もちろん処理を正確に行うことは必要です。

しかし管理会社として付加価値が出るのは、

なぜ起きたのか。

次はどう防ぐのか。

もっと安くできないか。

そもそも必要な工事なのか。

収益へどう影響するのか。

まで考える部分です。

当社では、

賃貸管理は「問題を処理する仕事」から「物件を改善する仕事」へ進める必要がある

と考えています。

賃貸管理は「何か起きるのを待つ仕事」ではない

賃貸管理には、

問題が発生してから迅速に対応する対症療法的な仕事と、問題が大きくなる前に先回りして対策する仕事

の両方があります。

設備が突然壊れれば、すぐに対応する。

漏水が起きれば、止める。

騒音の相談があれば、話を聞く。

これは必要な対症療法です。

一方で、

物件を巡回する。

駐輪場や郵便受けを見る。

現地の小さな変化に気付く。

清掃を異変発見の機会にする。

修繕履歴を確認する。

募集条件を見直す。

固定費を確認する。

保証会社や口座振替を活用する。

契約書や特約を見直す。

という先回りもできます。

さらに、

一度起きた問題を次の改善へつなげれば、

対症療法だった対応を、次の予防へ変えることもできます。

ただし、

何でも先回りすれば良いわけではありません。

全ての設備を壊れる前に交換する。

全てのリスクへ費用を掛ける。

ということをすれば、オーナー様の収益を圧迫します。

重要なのは、

起きる可能性。

起きた場合の影響。

対応費用。

予防費用。

入居者様への影響。

物件収益への影響。

これらを比較し、

対症療法で対応するのか。
先回りして対策するのか。
今は様子を見るのか。

を判断することです。

巡回についても同じです。

「現地へ行った」という事実ではなく、

現地で何に気付き、その後どう動いたか

が重要です。

駐輪場に長期間動いていない自転車がある。

郵便物が溜まっている部屋がある。

ゴミ置場の使われ方が変わった。

駐車場の状況が以前と違う。

こうした小さな変化は、すぐに大きな問題になるとは限りません。

しかし、その違和感に気付けることが、将来のトラブルを早めに発見するきっかけになります。

良い管理とは、

何でもやることでも、

何か起きるまで何もしないことでもありません。

必要なことを、必要なタイミングで、必要なだけ行うこと。

当社では、

賃貸管理とは、対症療法と先回りした対策を適切に使い分けながら、物件を継続的に観察し、判断し、改善していく仕事

だと考えています。